План обучения сотрудников удобно составлять в октябре и ноябре. Порядок такой: собрать список должностей и людей, отметить, у кого и когда заканчивается срок обучения, добавить обучение под новые задачи и разнести всё по месяцам с учётом бюджета. На это уходит несколько дней, а весь следующий год проходит спокойнее.

Без плана обучение часто вспоминают в последний момент: перед проверкой, при приёме нового человека или когда у кого-то вот-вот истечёт удостоверение. Тогда приходится срочно искать курс и отрывать людей от работы. План убирает эту суету. Ниже по шагам разберём, как его сделать и что в нём должно быть.

Зачем составлять план обучения заранее, а не по ходу года?

Главная причина простая: сроки. Многие виды обучения нужно проходить с определённой периодичностью. Если сроки не отслеживать, легко пропустить момент, когда пора учиться снова.

Вторая причина в бюджете. Когда план готов осенью, расходы на обучение можно заложить в бюджет следующего года. Не придётся искать деньги в середине года или переносить обучение на потом.

Третья причина в нагрузке. Если все поедут учиться в один месяц, работа встанет. План позволяет распределить людей так, чтобы отделы не оставались пустыми. С дистанционным форматом это ещё проще: сотрудник учится в удобное время и не уезжает с рабочего места.

И наконец, план полезен при проверках. Он показывает, что работодатель заранее думает об обучении и делает его системно, а не от случая к случаю.

Какое обучение обязательно, а какое по желанию?

Удобно сразу разделить обучение на две группы. Так проще расставить приоритеты и понять, что нельзя переносить.

В первую группу входит обучение, которое требуется по закону для конкретных должностей и видов работ. Состав зависит от отрасли, должностей и условий труда. Перечень и периодичность лучше сверить с действующими нормативными актами и с вашим специалистом по охране труда.

Во вторую группу входит обучение, которое нужно компании для развития. Например, освоить новое направление, подготовить сотрудника к повышению или переподготовить человека на смежную должность.

• Обязательное: охрана труда, пожарная безопасность, оказание первой помощи, обучение по рабочим профессиям для допуска к определённым работам, повышение квалификации там, где оно требуется для должности.
• Под требования профстандартов: переподготовка, если образование сотрудника не совпадает с требованиями к должности.
• Развивающее: новые навыки, смена направления работы, подготовка кадрового резерва.

Как собрать данные: кого, чему и когда учить?

Начните с таблицы. В ней будет вся информация, из которой потом получится план. Удобнее всего вести её в обычной электронной таблице, чтобы легко сортировать и обновлять.

Для каждого сотрудника внесите базовые данные. Потом пройдитесь по документам об обучении, которые уже есть в личных делах. Часто именно на этом шаге выясняется, что у кого-то удостоверение старое или его вообще нет.

Поговорите с руководителями отделов. Они лучше знают, какие задачи появятся в следующем году и кому понадобятся новые знания. Хватит короткого опроса: кого и чему нужно научить и к какому сроку.

• ФИО и должность.
• Какое обучение нужно по этой должности.
• Какие документы об обучении уже есть и когда они выданы.
• Когда наступает срок следующего обучения.
• Есть ли планы по переводу на другую должность.
• Пожелания руководителя по развитию сотрудника.

Как распределить обучение по месяцам и бюджету?

Когда таблица собрана, отсортируйте её по сроку следующего обучения. Сразу станет видно, кого нужно учить в первую очередь. Тех, у кого срок истекает в начале года, ставьте на январь и февраль, а лучше заранее, ещё до окончания срока.

Дальше учтите сезонность работы. Если у вас горячий сезон летом, не планируйте на это время много обучения. Удобнее переносить его на спокойные месяцы.

Для бюджета уточните стоимость курсов у образовательной организации. Цены зависят от программы и объёма часов, поэтому лучше запросить актуальные данные, а не ориентироваться на прошлогодние. Добавьте небольшой запас на новых сотрудников, которые придут в течение года.

Если людей много, договоритесь об обучении группами. Это упрощает оформление: один договор, общий список слушателей, понятный график.

Как оформить план и что хранить на случай проверки?

Строгой единой формы плана обучения для всех компаний обычно нет, поэтому её можно разработать самостоятельно. Главное, чтобы из документа было понятно, кто, чему и когда будет учиться. Требования к оформлению в вашей отрасли лучше уточнить отдельно.

План обычно утверждает руководитель организации. Сотрудников полезно ознакомить с графиком заранее, чтобы они могли спланировать время.

После обучения важно сохранить подтверждающие документы. Копии удостоверений, дипломов о переподготовке и протоколов храните в личных делах или в отдельной папке по обучению.

Документы о повышении квалификации и профессиональной переподготовке, выданные организацией с лицензией, вносятся в ФИС ФРДО. Это удобно: при необходимости можно подтвердить, что документ настоящий. Перед заключением договора стоит убедиться, что у учебного центра есть действующая образовательная лицензия.

• Утверждённый план обучения.
• Договоры с учебным центром.
• Копии выданных документов об обучении.
• Протоколы проверки знаний, если они предусмотрены.
• Таблица со сроками следующего обучения.

Что делать, если сотрудник пришёл в середине года или сменил должность?

План не обязан быть застывшим. В течение года появятся новые люди, кто-то перейдёт на другую должность, кто-то уволится. Это нормально, и план можно корректировать.

Для новичков заранее определите, какое обучение нужно пройти на их должности и в какой срок после приёма. Тогда при выходе нового сотрудника не придётся каждый раз разбираться с нуля.

При смене должности проверьте, подходит ли образование человека под новые требования. Если нет, может понадобиться профессиональная переподготовка. Её удобно проходить дистанционно, не отрываясь от работы.

Раз в квартал полезно сверять план с реальностью. Это занимает немного времени, зато таблица всегда остаётся актуальной.

Частые вопросы

Когда лучше составлять план обучения на следующий год?

Удобнее всего в октябре и ноябре. К этому времени уже понятны задачи на следующий год, и расходы на обучение можно заложить в бюджет.

Есть ли обязательная форма плана обучения?

Единой обязательной формы для всех компаний обычно нет. Можно сделать свою таблицу, где видно, кто, чему и когда учится. Отраслевые требования лучше уточнить отдельно.

Можно ли проходить обязательное обучение дистанционно?

Многие программы доступны дистанционно. Для отдельных видов обучения могут быть особые требования к формату, поэтому это стоит уточнить для каждого курса заранее.

Как проверить, что документ об обучении настоящий?

Документы о повышении квалификации и переподготовке от лицензированных организаций вносятся в ФИС ФРДО. Также стоит проверить, есть ли у учебного центра действующая лицензия.

Если вы как раз собираете план обучения на 2027 год, загляните в раздел курсов на cpspec.ru. Там собраны программы повышения квалификации, профессиональной переподготовки и обучения рабочим профессиям в дистанционном формате. Документы об обучении вносятся в ФИС ФРДО, у ЦПС есть образовательная лицензия. Оставьте заявку на сайте, и специалисты помогут подобрать программы под ваши должности, подскажут актуальные цены и сроки и помогут оформить обучение для группы сотрудников.